Privacyverklaring | Ahneta Advies

1. Wie zijn wij

Ahneta Advies is een zelfstandig adviesbureau dat belastingadvies, aangiftes, administratie en jaarstukken verzorgt voor bedrijven en particulieren. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Je kunt ons bereiken via info@ahneta.nl.

2. Welke gegevens wij verwerken

Afhankelijk van onze dienstverlening verwerken wij onder meer:

Contactgegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres.
Bedrijfsgegevens, zoals bedrijfsnaam, KvK-nummer en btw-identificatienummer.
Financiële gegevens en documenten, zoals inkoop- en verkoopfacturen, bankmutaties en gegevens die nodig zijn voor aangiftes en jaarstukken.
Accountgegevens voor het klantportaal, zoals je e-mailadres en inloggegevens.
Gegevens die je zelf aan ons verstrekt via het contactformulier, per e-mail of telefonisch.
Technische gegevens die nodig zijn om de website en het portaal veilig te laten werken.

3. Waarvoor wij gegevens gebruiken

Het voeren van je administratie en het verwerken van je facturen.
Het opstellen en indienen van aangiftes en het opstellen van jaarstukken.
Het geven van financieel advies.
Het beheren van je account en het beveiligen van het klantportaal.
Contact met je onderhouden en je vragen beantwoorden.
Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht.

4. Grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de uitvoering van de overeenkomst met jou, het voldoen aan wettelijke verplichtingen, ons gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld het beveiligen van onze systemen) en, waar nodig, jouw toestemming.

5. Klantportaal en automatische verwerking

Via het klantportaal lever je facturen digitaal aan. Om je facturen sneller te verwerken, worden geüploade documenten automatisch uitgelezen met behulp van software voor documentherkenning, waaronder kunstmatige intelligentie. Daarbij worden gegevens zoals leverancier, factuurnummer, datum, bedragen en btw herkend.

Deze automatische verwerking ondersteunt ons werk, maar neemt geen besluiten over jou. Iedere factuur wordt door een medewerker van ons kantoor gecontroleerd voordat deze in je administratie wordt geboekt.

6. Delen met derden

Wij verkopen jouw gegevens nooit. Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening of wanneer de wet dat verplicht, bijvoorbeeld met de Belastingdienst. Daarnaast maken wij gebruik van zorgvuldig geselecteerde verwerkers, zoals:

Leveranciers van onze boekhoudsoftware (AFAS Profit).
Hosting en opslag van de website, het klantportaal en documenten, binnen de Europese Unie.
Een dienst voor het automatisch uitlezen van facturen.
Een dienst voor het versturen van e-mails vanuit het portaal.

Met verwerkers maken wij afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid in een verwerkersovereenkomst. Zij mogen jouw gegevens alleen gebruiken voor de opdracht die wij hen geven.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Voor administratie en financiële documenten geldt de wettelijke fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Gegevens uit het contactformulier bewaren wij zolang dat nodig is om je vraag af te handelen. Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige toegang. Denk aan versleutelde verbindingen, versleutelde opslag, toegangsbeheer per klant en het vastleggen van handelingen in het portaal.

9. Cookies

Onze website en het klantportaal gebruiken alleen functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken, bijvoorbeeld om je ingelogd te houden. Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies.

10. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

je gegevens in te zien;
onjuiste gegevens te laten corrigeren;
gegevens te laten verwijderen, voor zover wij die niet wettelijk moeten bewaren;
de verwerking te laten beperken of bezwaar te maken tegen de verwerking;
je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit);
gegeven toestemming in te trekken.

Je kunt een verzoek sturen naar info@ahneta.nl. Wij reageren binnen vier weken.

11. Contact en klachten

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij met jouw gegevens omgaan? Neem dan contact met ons op. Ben je niet tevreden over de afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring kan worden aangepast. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.